Política de tratamiento de datos personales

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia en su artículo 15 establece como derecho de todo ciudadano además de la intimidad, buen nombre, el derecho a “(…)  conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. El deber de respetar ese derecho recae tanto en entidades públicas como entes privados, por lo cual, se torna en obligación para Pacific Blue Asian Group S.A.S., poner en marcha una política interna con el fin de garantizar el derecho ya reseñado.

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

La finalidad suprema de la presente Política consiste en brindar la información necesaria y suficiente a los diferentes colaboradores, clientes y en general, a toda aquella persona natural que autorice el tratamiento de sus datos personales. De igual forma, establecer los lineamientos mínimos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos implementados por Pacific Blue Asian Group S.A.S., en este documento.

DATOS RECOLECTADOS PREVIO COONSENTIMIENTO CUANDO SE REQUIERE

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales

Datos privados: son aquellos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular. Por ejemplo: nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, preferencias en redes sociales, hábitos de conducción, hábitos de consumo, así como datos de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico personal.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales de personas naturales y que sean objeto de Tratamiento por parte de Pacific Blue Asian Group S.A.S., considerada como responsable.

TRATAMIENTO

El tratamiento concreto que Pacific Blue Asian Group S.A.S., dará a los datos personales tienden a operaciones para la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferirlos, actualizarlos, rectificarlos, suprimirlos, eliminarlos y en general gestionarlos de acuerdo y en proporción a las autorizaciones dadas por los titulares y la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

FINALIDADES

Dentro de las finalidades que se prevén puede hacer uso del tratamiento de los datos personales Pacific Blue Asian Group S.A.S., se encuentran las siguientes:

CON USUARIOS EXTERNOS:

• Ejecutar la relación contractual existente con los clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
• Proveer los servicios o los productos requeridos por sus nuestros usuarios.
• Informar sobre nuevos productos o servicios o sobre cambios en los mismos;
• Evaluar la calidad del servicio o productos entregados.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos o servicios, eventos o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Pacific Blue Asian Group S.A.S., o por terceras personas.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Pacific Blue Asian Group S.A.S.
• Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Pacific Blue Asian Group S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (I) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (II) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (III) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Pacific Blue Asian Group S.A.S., estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Pacific Blue Asian Group S.A.S., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Pacific Blue Asian Group S.A.S., no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (I) exista autorización expresa para hacerlo; (II) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (III) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios o productos; (IV) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Pacific Blue Asian Group S.A.S., o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (V) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (VI) que sea requerido o permitido por la ley.
• Pacific Blue Asian Group S.A.S., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Pacific Blue Asian Group S.A.S., advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
• Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
• Gestionar el proceso Contable de la Entidad.
• Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
• Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales y que autoricen a Pacific Blue Asian Group S.A.S., a su tratamiento, de acuerdo a la Ley 1281 de 1012 tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Pacific Blue Asian Group S.A.S., o a quien este encargue para el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Pacific Blue Asian Group S.A.S., del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por Pacific Blue Asian Group S.A.S., del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Pacific Blue Asian Group S.A.S., o su Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de Pacific Blue Asian Group S.A.S.

DEBERES DE PACIFIC

Informar

Es obligación de Pacific Blue Asian Group S.A.S., informar de forma clara y expresa en el momento de solicitar autorización para tratamiento de los datos personales seguir los siguientes pasos:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Pacific Blue Asian Group S.A.S.
• Pacific Blue Asian Group S.A.S., deberá conservar prueba del cumplimiento de la autorización y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. 
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 
• Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. 
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Garantizar que sus colaboradores al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

Sólo entregar información a:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con Pacific Blue Asian Group S.A.S., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con los siguientes procedimientos:

CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes y en general, el autorizado para recibir información de sus bases de datos podrá consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de Pacific Blue Asian Group S.A.S. Pacific Blue Asian Group S.A.S., deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Requisitos mínimos de la consulta:

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes
• Lo que se pretende consultar
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
• Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por Pacific Blue Asian Group S.A.S.

Canales para radicar consultas:

La consulta se formulará medio de correo electrónico a la siguiente dirección: servicioalcliente@pbasian.com; o de manera física en Carrera 23 No. 25-61 Edificio don Pedro, Oficina 705, Manizales, Caldas, Colombia.

Tiempo de respuesta y prórroga:

Luego de recibirse la consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Pacific Blue Asian Group S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o la presente política de datos, podrán presentar un reclamo de acuerdo a las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Pacific Blue Asian Group S.A.S., cumplimiento los siguientes requisitos mínimos:

• Identificación del Titular.

Requisitos mínimos del reclamo:

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes
• Lo que se pretende reclamar (corrección, actualización, supresión, incumplimiento de ley)
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Documentos que se quiera hacer valer.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
• Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por Pacific Blue Asian Group S.A.S.

Canales para radicar reclamos:

La consulta se formulará medio de correo electrónico a la siguiente dirección: servicioalcliente@pbasian.com; o de manera física en Carrera 23 No. 25-61 Edificio don Pedro, Oficina 705, Manizales, Caldas, Colombia.

Reclamo incompleto

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Reclamo completo

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Tiempo de respuesta y prórroga:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, entendiendo que ese tiempo corre desde que el reclamo esté completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHO QUE SE GARANTIZAN CON EL RECLAMO

Corrección o Actualización: Pacific Blue Asian Group S.A.S., garantizará a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente  la solicitud de Corrección o Actualización.  

Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: Pacific Blue Asian Group S.A.S., garantizará a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.

Supresión: En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, Pacific Blue Asian Group S.A.S., deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 29 de marzo de 2023.